Любая автоматизация склада позволяет быстрее выполнять операции и достигать максимальных результатов при минимальных усилиях. Оптимизационные решения должны быть понятными, проверенными и масштабируемыми. Поэтому предлагаем узнать, что нужно для автоматизации учета на складе и как это работает на практике.
Что необходимо для автоматизации учета
Современные технологии стоят дорого, поэтому к их выбору следует подходить ответственно. Внедрение автоматизированных систем приводит к незапланированной трате денег и сил, приносит серьезный дискомфорт команде. Переходный период полон ошибок, приводящих к штрафам или необоснованным расходам из бюджета.
Во избежание проблем внедрение нововведений должно происходить поэтапно. Необходимо выполнить несколько основных шагов. Рассмотрим каждый в отдельности.
Шаг 1 - комплексный анализ
На начальном этапе проводится детальный анализ всех бизнес-процессов предприятия, чтобы выявить реальную потребность в автоматизации. Этот процесс может выполнять штатный аналитик и приглашенный профессиональный аудитор.
Шаг 2 - структуризация имеющихся данных
Собственный или привлеченный высококвалифицированный бухгалтер подготавливает все документы для перевода их в систему. На этом этапе максимально важно структурировать все данные, чтобы не допустить попадания существующих ошибок в автоматизированную программу.
Шаг 3 - выбор программы
Руководство предприятия должно подобрать эффективное программное и аппаратное обеспечение. Ориентироваться стоит на возможности и преимущества системы, а также на отзывы других пользователей.
Шаг 4 - формирование плана
Необходимо определить точную последовательность, согласно которой будет осуществляться оптимизация учета. План должен составлять квалифицированный специалист, который изучил все особенности выбранного ПО.
Шаг 5 - тестирование и внедрение
На последнем этапе необходимо провести испытания. Если есть неточности работы, то нужно ликвидировать их. После этого необходимо провести обучение персонала, подготовить подробные регламенты и внедрить на постоянную работу.
Эффективное управление документами, минимизация риска потери счетов или решения проблем со сроками — это лишь некоторые из преимуществ автоматизации бухгалтерского учета. Это решение отлично подойдет, если есть задача сократить время и затраты, связанные с выставлением счетов, при этом исключив бумажные документы. Избавившись от ненужных папок, вы сможете получить дополнительное пространство в офисе.
Ошибки внедрения систем
Автоматизация учета может привести к убыткам на предприятии или не принести экономического эффекта, если на начальных этапах внедрения не будут решены следующие проблемы:
- избыточные требования. Попытка автоматизировать каждое действие усложняет внедрение и эксплуатацию системы;
- смена стандартов отчетности и налогообложения. Выбранная система должна быть достаточно гибкой, чтобы учитывать внешние изменения;
- недостаточно квалифицированный персонал. Автоматизация будет эффективна только при должном обучении бухгалтерского персонала компании;
- передача данных. Исторические данные, подлежащие вводу в систему, должны быть правильно определены;
- поддержка внедренной системы. Необходимо обеспечить своевременное обновление системы.
Только оперативная регистрация всех фактов хозяйственной деятельности и прозрачная отчетность обеспечивают надлежащий уровень контроля и безопасности, а также гибкость в принятии управленческих решений.