Особенности автоматизации учета на складе

Складской учёт товаров — это система учёта и контроля наличия, движения и состояния товарных запасов предприятия. Автоматизация такого учета — важная составляющая бизнеса, которая позволяет повысить его эффективность и результативность, подойдет крупным поставщикам и предпринимателям в сфере оптовой торговли.
Автоматизация складского учета WMS компании «ItScan» позволяет сократить временные затраты на обработку информации и повысить контроль над ходом деятельности предприятия.

Содержание

1. Когда необходима автоматизация складского учета
2. Возможности автоматизация
3. Преимущества для компании и руководителя
4. Зачем автоматизировать учет склада, если уже используется учетная система?
5. 5 этапов правильной настройки складского учета
6. Программы складского учета
7. Ошибки внедрения систем
8. Услуги компании ItScan

Когда необходима автоматизация складского учета

В WMS включены функции, обеспечивающие автоматизированный подход к учету ресурсов на складе. Например, эффективный товарооборот, размещение продукции в местах, где рабочим легче получить к ним доступ, так как они находятся близко к зонам сборки или упаковки. Ведь именно от этого больше всего зависит точность и эффективность работы всего предприятия.

Автоматизация имеет свои условия. В связи с этим она должен осуществляться не только по номенклатурным позициям, но и по складским единицам, которые будут учитываться в разрезе материалов, полуфабрикатов, готовой продукции.

Автоматизированный учет решает следующие задачи:

• Позволяет контролировать финансовые движения, сразу получать информацию о закупках и поставках.
• Повышение объема продаж.
• Ведение бухгалтерии, облачных, онлайн-касс.
• Инвентаризация товара. Это может быть сделано вручную, но в ряде случаев необходимо автоматизировать данную задачу.
• Отслеживание розничной торговли, платежей.
• Сокращение штата.

Возможности автоматизации

Система управления складскими процессами воспринимает и обрабатывает все действия персонала – в том числе время, затраченное на процессы упаковки, перемещения и отслеживания товара. Это необходимо для эффективной аналитики, планирования и устранения лишних рабочих процессов. Среди возможностей WMS можно выделить:

• Возможность анализировать статистику обращений к товару на хранении, на отгрузке, расхода каждого типа продукции в помещении и прочие нюансы.
• На основе информации о расходе товара ПО определяет, в какие места его лучше разместить, чтобы в дальнейшем процессы занимали меньше времени.
• Функцию оптимизации хранения при помощи специализированных алгоритмов, распределяющих склад на разные уровни и зоны.
• Возможность отслеживать операции по серийным номерам и индивидуальным идентификаторам каждой единицы товара. Такой механизм нужен для работы с продукций, которую нужно маркировать в обязательном порядке.
• Функцию учета тары в любых операциях: ее характеристик, размеров и др.

Из особенностей ВМС можно выделить и то, что она позволяет сотрудникам удобно работать. Интерфейс интуитивно понятен, наглядно показывает необходимые данные и составляет планы действий. В процессе отбора система формирует общую картину, позволяя определить лишние звенья и оставить оптимальный запас продуктов. Графический дизайн разрабатывается так, чтобы любой пользователь мог удаленно работать со стационарного компьютера без дополнительного обучения. При этом конфигурация программы может быть подстроена под конкретного сотрудника или компанию, в том числе в индивидуальном порядке.

Преимущества для компании и руководителя

Среди преимуществ автоматизации учета на складе можно выделить:

• Скорость работы – оптимизирует время обработки и реализации заказа, ограничивая пространство транспортировки товара так, чтобы потребность в страховке была снижена и удалось увеличить оборот продукции;
• Оптимизация использования рабочей площади склада с учетом механизма хранения WMS-системы. Повышает объем доступного расстояния между зонами помещения, помогает найти товар по точкам приема, что влияет на производительность и помогает сократить стоимость заказов. Платформа помогает рационально распределить площадь, распланировать хранение и размещения, учитывая характеристики груза;
• Снижение сроков инвентаризации документов. Она помогает уменьшить объем бумажной работы, обеспечивая быструю и своевременную инвентаризацию и регистрацию информации. Реализуются механизмы цифрового сопровождения, перемещения и упаковки, сокращая варианты устарелого документооборота;
• Минимизация зависимости от сотрудников. Позволяет обеспечить стандарты перемещения инвентаря, разработать автоматизированные варианты учета. Сокращаются расходы на обучение персонала, а также объем ошибок. Облегчает проведение инвентаризации, за счет чего удается уменьшить штат работников. В итоге, это влияет на траты компании;
• Эффективное обслуживание клиентов. Определяет доступность продукции на складе и реальные сроки доставки заказа. Это снижет риск возвратов, так как повышается точность обслуживания, а также ускоряет взаимодействия между контрагентами;
• Рост производительности труда и логистических процессов. Благодаря WMS удается автоматизировать работу транспорта на складе. Получается распланировать занятость элементов. Машины распределяются по докам и площадкам, а также упрощается пропуск ТС на КПП.

Плюсы есть и для руководителя. Он сможет учитывать отчеты о производительности каждого оператора, создавая схемы оплаты труда, что в будущем сократит количество выделяемых на содержание непродуктивного персонала ресурсов. В коробочных WMS есть полный набор цифровых документов с подробным описанием процессов, происходящих в складском помещении. При наличии системы можно использовать «Воронки», повышая пропускную способность. Если нужен дополнительный функционал – производятся доработки со стороны разработчиков и со стороны клиента.

Зачем автоматизировать учет склада, если уже используется учетная система?

Руководство 60% российских компаний не до конца понимает разницу между учетной системой и автоматизацией WMS.

Учетная система помогает вести учет 3PL операций, но не способствует контролю качества, не ускоряет процедуры на конкретный момент времени. Если говорить об автоматизации, то к стандартному учету прибавляются технологические процессы: приемка товара, отгрузка упакованной продукции и др. WMS оптимизирует работу склада или интернет-магазина, способствуя контрою деятельности на каждом этапе.

Учетная система (ERP) не участвует в планировке процесса комплектации заказа. Всем занимается сотрудник самостоятельно. Она не спланирует маршрут для сотрудника, чтобы сократить время выполнения конкретной операции, минимизировать пробег и расходы. Учетный механизм не помогает руководителю легко управлять запасами, а персоналу – выполнять задачу, учитывая автоматически спланированные и розданные задания.

В первую очередь варианты отличаются друг от друга по набору функций, производительности, наличию дополнительных модулей и некоторых других необходимых для эффективного контроля склада ячеек. Если компания собирается добиться высокой производительности и снизить расходы, то однозначный выбор – WMS для склада и процессов на нем, что позволяет актуально оценить ситуацию. При этом, если говорить о конфигурируемой и адаптируемой системе, то именно она имеет возможность значительно упростить применение остатков. 

5 этапов правильной настройки складского учета

Современные технологии стоят дорого, поэтому к их выбору следует подходить ответственно. Внедрение автоматизированных систем приводит к незапланированной трате денег и сил, приносит серьезный дискомфорт команде. Переходный период полон ошибок, приводящих к штрафам или необоснованным расходам бюджета.

Во избежание проблем внедрение нововведений должно происходить поэтапно.

Шаг 1 - комплексный анализ

На начальном этапе проводится детальный анализ всех бизнес-процессов предприятия, чтобы выявить реальную потребность в переходе на автоматические процессы. Этот процесс может выполнять штатный аналитик и приглашенный профессиональный аудитор.

Шаг 2 - структуризация имеющихся данных

Собственный или привлеченный высококвалифицированный бухгалтер подготавливает все документы для перевода их в электронный вид. На этом этапе максимально важно структурировать все данные, чтобы не допустить попадания существующих ошибок в автоматизированную программу.    

Шаг 3 - выбор программы

Руководство предприятия должно подобрать эффективное программное и аппаратное обеспечение. Ориентироваться стоит на возможности и преимущества ПО, а также отзывы других пользователей.

Шаг 4 - формирование плана

Необходимо определить точную последовательность, согласно которой будет осуществляться оптимизация учета. План должен составлять квалифицированный специалист, который изучил все особенности выбранного ПО.

Шаг 5 - тестирование и внедрение

На последнем этапе необходимо провести испытания. Если есть неточности в работе, их нужно ликвидировать. После этого необходимо провести обучение персонала, подготовить подробные регламенты и внедрить на постоянную работу.

Эффективное управление документами, минимизация риска потери счетов или решения проблем со сроками — это лишь некоторые из преимуществ для бухгалтерского учета. Это решение отлично подойдет, если есть задача сократить время и затраты, связанные с выставлением счетов, при этом исключив бумажные документы. Избавившись от ненужных папок, вы сможете получить дополнительное пространство в офисе.

Программы складского учета

Программы предназначены для поддержания учёта товара и складских операций в режиме реального времени. В программах продавец может настроить необходимые параметры, а также создать собственные отчёты. Сервисы позволяют вести отслеживание в режиме онлайн товара по штрих-кодам, артикулам, количеству единиц, цене и другим параметрам. Реализована возможность оформления возвратов и перемещений товара между объектами. Также вы можете вести расчет по нескольким складам.

Список самых лучших готовых моделей в России, которые выбирают и подключают предприниматели:

• МойСклад;
• Контур;
• 1С: Торговля и склад;
• ЕКАМ;
• Sigma.

По программной версии можно вести складской и торговый учет, учитывать себестоимость, контролировать остатки на складе, осуществлять складской учет в разрезе складов и номенклатурных групп, а также работать с заказами покупателей. Позволяет отслеживать движение денежных средств. Все программы защищены. Действует бесплатный пробный период на базовый пакет для новых пользователей.

 Возможно установить мобильное приложение. Личный кабинет - удобное приложение для управления и организации бизнеса. Для входа в личный кабинет нужно перейти на официальный сайт и ввести свой логин и пароль. После чего вы сможете посмотреть свои заказы, а также другие данные о них, например, номер накладной, сумму к оплате. Его установка позволяет настроить различные виды отчетов, которые будут доступны в любое время. Например, можно посмотреть статистику по продажам за каждый день или посмотреть данные по доставке заказов.

Ошибки внедрения систем

Автоматизация может привести к убыткам на предприятии или не принести экономического эффекта, если на начальных этапах внедрения не будут решены следующие проблемы:

• избыточные требования. Попытка автоматизировать каждое действие усложняет внедрение и эксплуатацию;
• смена стандартов отчетности и налогообложения. Выбранная система должна быть достаточно гибкой, чтобы учитывать внешние изменения;
• недостаточно квалифицированный персонал. ПО будет эффективно только при должном обучении бухгалтерского персонала компании;
• передача данных. Исторические данные, подлежащие вводу, должны быть правильно определены;
• поддержка внедренной системы. Необходимо обеспечить своевременное обновление.

Только оперативная регистрация всех фактов хозяйственной деятельности и прозрачная отчетность обеспечивают надлежащий уровень контроля и безопасности, а также гибкость в принятии управленческих решений.

Услуги компании ItScan

Мы предлагаем полный комплекс услуг по автоматизации складов:

• подбор и тестирование необходимого программного обеспечения;
• разработка и внедрение автоматизированной системы;
• предлагаются как готовые решения, так и настраиваемые под нужды и задачи клиента.

Клиент может оставить заявку на сайте на автоматизацию своего бизнеса. Специалисты нашей команды имеют лицензии и сертификаты.
Укажите, какие задачи вы хотите решить, специалисты помогут с ними справиться. Задавайте любые вопросы по телефону: работает круглосуточная техподдержка. Подключение не требует много времени. Пользоваться предложением по автоматизации довольно просто, достаточно ознакомиться с инструкцией.