Учёт и инвентаризация имущества

Все организации по российскому законодательству обязаны проводить инвентаризацию основных средств, а также имущества. Эта процедура позволяет обнаружить порчу собственности, недостачу. Нередко таким образом выявляется пропавшее оборудование. Инвентаризация помогает выявить расхождения между документацией и реальным положением дел. Она полезна самому предприятию, поскольку позволяет сохранить управляемость. Но инвентаризация позволяет достичь разных целей только в том случае, если она проводится грамотно.

Оптимальный вариант – это автоматизация инвентаризации. У этого процесса есть целый ряд преимуществ:

Вы избавляетесь от человеческого фактора. Не секрет, что многие сотрудники заинтересованы в конкретных показателях. Поэтому, они могут исказить результаты такой процедуры, чтобы скрыть недостачу.
Уменьшаются расходы на данное мероприятие.
Можно использовать RFID-систему для проведения учёта и инвентаризации основных средств. Это то, что предлагаем мы.

RFID – это специальная технология. Она даёт возможность использовать радиоволны, что позволяет автоматически идентифицировать разные объекты. Для этого на них необходимо закрепить специальные метки. Они распознаются с коротких расстояний (от 3 до 7 метров). Информация собирается и передаётся в базу. Проверить её правдивость можно в любой момент времени.

Инвентаризация: что это и зачем она нужна?

Инвентаризация представляет собой процесс проверки фактического наличия имущества, финансовых активов и обязательств организации и сопоставления их с данными бухгалтерского учета. Это важный инструмент управления, который помогает выявить расхождения, недостачи и излишки, а также улучшить контроль над имуществом и финансовыми ресурсами предприятия.

Основные цели инвентаризации

Контроль и управление активами: Инвентаризация помогает обеспечить сохранность имущества и финансовых активов компании, позволяет выявить неэффективное использование ресурсов;
Выявление ошибок и недочетов: Процесс позволяет обнаружить и исправить ошибки в бухгалтерском учете, выявить излишки и недостачи;
Анализ эффективности управления: Инвентаризация предоставляет данные для анализа эффективности использования ресурсов компании и принятия управленческих решений;
Обеспечение достоверности финансовой отчетности: Результаты инвентаризации являются основанием для формирования достоверной финансовой отчетности.

Применение RFID-системы: что это даёт?

Эта система:

уменьшает расходы на проведение самой инвентаризации;
сокращает влияние человеческого фактора;
делает процесс более прозрачным и объективным;
автоматизирует всё, включая ввод данных;
позволяет руководству или собственнику проверить команду;
уменьшает временные расходы;
гарантирует быструю и одновременно – надёжную инвентаризацию на предприятии;
сокращает количество бумажной работы;
уменьшает риск совершения серьёзной ошибки.

Инвентаризация нередко означает, по факту, остановку деятельности предприятия. Однако в случае с использованием RFID-системы, она позволяет совершенно спокойно заниматься решением других задач. Применительно к магазинам, это означает возможность не закрывать их и избежать простоя. Но в отношении магазинов, такая возможность просто выглядит наиболее красноречиво и привлекательно. Во многих сферах бизнеса простой негативно сказывается на всех процессах работы. И избежать его можно везде.

Если вы не планируете устанавливать такую систему, вам потребуются этикетки и штрих-кода. То есть то, что сейчас всё ещё массово используется. Но это – уже устаревающий метод проведения инвентаризации, требующий много времени. А если такой код почему-то не будет считываться, например, этикетка повреждена, то его придётся вбивать вручную, что только усугубляет ситуацию.

Метки у RFID-системы не деформируются. Их вообще очень сложно убрать, в отличие от штрих-кодов. В дополнение ко всему, всё это реально использовать и для обеспечения безопасности товара. Например, RFID позволяет избежать незаметного выноса товара за пределы магазина: штрих-код достаточно для этого повредить, а с RFID такого можно не бояться. Метки от этой системы при желании можно даже защитить от перепрошива.

Важно: метки у RFID считываются с достаточно большого расстояния: примерно с 7 метров. Этим они колоссально отличаются от штрих-кодов. Кстати, благодаря тому, что радиосигнал проникает всюду, систему можно спокойно использовать для быстрого поиска потерявшегося предмета.

Принципы работы

Принципы работы данной системы строятся на следующем:

каждый объект учёта, который числится на балансе предприятия, сначала маркируется. Для этого используется радиочастотная метка. При этом товару присваивается уникальный номер. Для решения такой задачи достаточно использовать терминал сбора данных, который поддерживает работу данной системы;
в процессе проведения инвентаризации, данные об объектах сводятся в единую базу. Это позволяет облегчить составление бухгалтерской отчётности;
идентификация товара происходит без прямого контакта с ним, что уменьшает износ;
сбор данных проводится автоматически. При этом, идёт сравнение с теми сведениями, которые есть в базе. Далее формируются документы, позволяющие отследить общие моменты и расхождения;
возможна обработка сразу нескольких объектов в поле видимости. Это положительно сказывается на скорости проведения инвентаризации;
система настраивается на автоматический контроль перемещения товара. Активация сигнала тревоги и передача данных охране – всё это можно автоматизировать.

Сильные стороны данной системы

У RFID немало преимуществ:

инвентаризация проходит быстрее и проще;
полученные результаты удобнее анализировать;
значительно уменьшаются потери времени и других ресурсов;
ослабевает влияние человеческого фактора на происходящее;
можно сразу же сформировать отчётность по расхождениям;
появляется возможность сохранять привычный режим функционирования предприятия;
данные загружаются автоматически;
информация об имуществе хранится в течение длительного времени;
защита от потери данных;
автоматизированное управление имуществом, а также товарами;
отслеживание движения товаров;
повышение прозрачности процессов, происходящих на предприятии;
автоматизация поиска объектов;
сокращение риска краж;
уменьшение вероятности того, что какой-то товар «залежится»;
борьба с пересортицей;
возможность одновременно идентифицировать несколько объектов;
прямой контакт с меткой не требуется.

Этапы внедрения решения «Инвентаризация и учёт имущества»

Внедрение должно происходить последовательно:

Выбор конкретной технологии идентификации. Метки подбираются в зависимости от того, о каком товаре идёт речь.
Подбор программного обеспечения, его настройка и установка.
Обучение сотрудников.
Тестирование работы системы.
Запуск.
Корректировка функционирования системы при необходимости.

Работа с метками в рамках этой системы требует использования специального оборудования. Это принтеры, мобильные считыватели, которые работают с такими метками, стационарные считыватели. У них лучше показатели в плане дальности и скорости обработки информации. Покупать принтер имеет смысл, если вы планируете работать с товаром в количестве 2000 единиц и больше.

Технологии идентификации

Чтобы начать внедрение системы автоматизации инвентаризации для правильного учета и контроля, необходимо выбрать электронную цифровую технологию идентификации (распознавания), которая подойдет для конкретного товара или оборудования. Основные методы распознавания материальных объектов и доступа к ним: штрихкодовый и радиочастотный (RFID). Выбор осуществляется исходя из среды эксплуатации оборудования для считывания меток. Так, если на объекте присутствует влияние помех от электромагнитных полей, нужно использовать штрих-коды. А если окружающая среда классифицируется как агрессивная, применяются RFID-метки.

Отбор программного обеспечения (ПО) и оборудования

Для автоматизации процесса инвентаризации прежде всего необходимо выбрать ПО, отвечающее следующим задачам:

Обеспечение многопользовательского доступа. Работник, осуществляющий проверку и учет, должен входить в систему строго под своей учетной записью, чтобы можно было однозначно идентифицировать его и проследить действия.
Производство учета материальных ценностей с помощью считывания штрихкодов или RFID-меток. Но обязательно должна быть предусмотрена возможность ручного ввода.
Возможность загрузки фотообъектов с целью фиксации изменений характеристик и их причин.
Отображение план-факта учета с выделенными цветом активными позициями для отслеживания хода проведения инвентаризации.

Кроме выбора ПО, автоматизация инвентаризации склада и крупных торговых залов потребует специализированного оборудования. Это прежде всего:

серверное оборудование;
считыватели штрихкодировки и меток, подключаемых к смартфонам или планшетам;
принтер для печати этикеток.

Когда инвентаризацию проводят люди, не используя современные разработки средств автоматизации, не исключены ошибки в подсчетах из-за элементарной невнимательности. В разы эффективнее по всем показателям скорости и времени использовать систему учета и инвентаризации имущества.

Когда необходима инвентаризация

Необходимость проверки количественного состояния имущества возникает в следующих случаях:

Надо проконтролировать наличие подотчетного товара или имущества.
Обязательная ежегодная инвентаризация для годового бух. отчета.
В случае продажи или сдачи в аренду имущества.
Когда сменяются материально-ответственные лица.
Если обнаружилось хищение или порча.
При переезде склада, магазина или офиса.
Произошло стихийное бедствие или техногенная проблема.
Возникла потребность в реорганизации или ликвидации предприятия.

Правильный и ответственный подход к процессу автоматизации инвентаризации имущества предусматривает тщательный выбор компьютерных систем и комплексов. Только так становится возможным значительно сократить денежные и временные расходы на инвентаризацию.