Хранение архивной документации – непростая задача. Документов постоянно будет становиться всё больше и больше. И без грамотной системы управления здесь не обойтись, иначе в определенный момент может наступить хаос. Внедрение предлагаемой нами системы позволит уменьшить расходы по управлению архивами, гарантировать конфиденциальность и сохранность данных. Кроме того, работа с документацией будет оперативной и более контролируемой.

Постоянный учёт и организация последовательности действий нужны на всех этапах работы с документацией, начиная от открытия дела и заканчивая уже его поиском внутри архива. Применение нашего ПО даёт возможность:

  • установить, где находится конкретный документ;
  • организовать онлайн-мониторинг всего, что происходит в архиве;
  • гарантировать оперативное получение доступа к документам, что позволяет упростить ряд операций и ускорить множество рабочих процессов;
  • по максимуму разгрузить архивариуса от подобных рутинных задач;
  • оптимизировать ведение архива в целом;
  • ужесточить контроль за соблюдением стандартов применительно к работе данного отдела;
  • повысить степень сохранности документации;
  • отслеживать сроки хранения официальных бумаг по законодательству;
  • сократить рабочий штат в связи с автоматизацией;
  • наладить непрерывное движение документов.

У нас также есть множество различных готовых решений, которые помогут защитить документы от несанкционированного доступа. Это RFID-метки, штрих-кода или же регламентированный доступ для сотрудников.

Также можно настроить автоматическое напоминание сотрудникам о том, что наступил срок передачи официальных документов в архив. Однако и это не всё. Возможна настройка любых упоминаний: например, о том, какие дела находятся на руках у конкретных сотрудников, когда те обязаны их вернуть, какие документы располагаются внутри архива и т. д.

Преимущества внедрения такой системы:

  • работа архива оптимизируется;
  • операции с документами становятся непрерывными;
  • легче установить местонахождение конкретного документа;
  • расходы на инвентаризацию уменьшаются;
  • уменьшаются потери на пересчёт и контроль;
  • ряд операций можно выполнять параллельно;
  • идентификация происходит автоматически;
  • автоматизация работы с терминалами сбора данных.

Получить демонстрацию и консультацию бесплатно

CAPTCHA

Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.

4 + 10 = Solve this simple math problem and enter the result. E.g. for 1+3, enter 4.
^ Наверх