Хранение архивной документации – непростая задача. Документов постоянно будет становиться всё больше и больше. И без грамотной системы управления здесь не обойтись, иначе в определенный момент может наступить хаос. Внедрение предлагаемой нами системы позволит уменьшить расходы по управлению архивами, гарантировать конфиденциальность и сохранность данных. Кроме того, работа с документацией будет оперативной и более контролируемой.
Постоянный учёт и организация последовательности действий нужны на всех этапах работы с документацией, начиная от открытия дела и заканчивая уже его поиском внутри архива. Применение нашего ПО даёт возможность:
- установить, где находится конкретный документ;
- организовать онлайн-мониторинг всего, что происходит в архиве;
- гарантировать оперативное получение доступа к документам, что позволяет упростить ряд операций и ускорить множество рабочих процессов;
- по максимуму разгрузить архивариуса от подобных рутинных задач;
- оптимизировать ведение архива в целом;
- ужесточить контроль за соблюдением стандартов применительно к работе данного отдела;
- повысить степень сохранности документации;
- отслеживать сроки хранения официальных бумаг по законодательству;
- сократить рабочий штат в связи с автоматизацией;
- наладить непрерывное движение документов.
У нас также есть множество различных готовых решений, которые помогут защитить документы от несанкционированного доступа. Это RFID-метки, штрих-кода или же регламентированный доступ для сотрудников.
Также можно настроить автоматическое напоминание сотрудникам о том, что наступил срок передачи официальных документов в архив. Однако и это не всё. Возможна настройка любых упоминаний: например, о том, какие дела находятся на руках у конкретных сотрудников, когда те обязаны их вернуть, какие документы располагаются внутри архива и т. д.
Преимущества внедрения такой системы:
- работа архива оптимизируется;
- операции с документами становятся непрерывными;
- легче установить местонахождение конкретного документа;
- расходы на инвентаризацию уменьшаются;
- уменьшаются потери на пересчёт и контроль;
- ряд операций можно выполнять параллельно;
- идентификация происходит автоматически;
- автоматизация работы с терминалами сбора данных.