9 советов о том, как выбрать систему управления складом (WMS)

Для организаций, нуждающихся в расширении своей логистической инфраструктуры, одной из ключевой проблем является поиск и внедрение наиболее подходящей WMS системы для хранения, отгрузок, аналитики расходов и управления логистикой. Данная проблема обострилась с момента ухода многих крупных зарубежных производителей программных продуктов для оптимизации бизнес-процессов. Разберем, как в сжатые сроки найти наиболее оптимальный вариант WMS-системы под определенные условия.

Использование системы управления складом (WMS) предлагает важные преимущества для розничной торговли и цепочек поставок. Эти преимущества варьируются от эффективного и действенного управления трудовыми ресурсами до минимизации бумажной работы. Однако не все платформы и разработчики систем WMS одинаковы, поэтому руководители цепочки поставок должны знать, как выбрать систему WMS без потерь времени и усилий.

Какие существуют типы WMS-систем

В целом, все системы можно разделить по двум видам категорий – по объему функционала и по схеме их разработки. Среди более, чем 130 различных систем оптимизации логистики в России, можно выявить два наиболее распространенных типа:

• WMS с узкой специализацией. Подобные решения не берут на себя весь спектр задач по управлению складскими помещениями, документооборотом и отправкой товаров. Как правило, они выполняют операции с базой данных для дальнейшей отчетности, что экономит немало времени на решение более важных вопросов.
• Полноценная универсальная WMS. Количество доступных на рынке России WMS с расширенным функционалом значительно ниже, чем у предыдущего вида. Их проектирование и разработка обойдется значительно дороже, но они могут взять на себя все ключевые задачи по управлению логистикой. Полная функциональная WMS-система занимается контролем сроков работы сотрудников и отчетности, маркировкой грузов, отправкой партий заказчикам, включая и другие функции логистического отдела.

По типу технологического модуля все WMS-системы также разделяются на категории:

• Приложение комплексной WMS-системы на заказ. Данный вариант наиболее эффективен для внедрения в крупные компании. Размещение собственной WMS на облачные сервера займет минимум времени и усилий. При этом система может быть ограничена в производительности только по запросу заказчика и возможностям разработчиков.
• «Коробочная» WMS. Так называют логистические системы с готовыми настройками, в которых отсутствует возможность внесения изменений в исходный код. Готовые WMS могут показать наилучшую эффективность для малого и среднего бизнеса.
• Адаптируемые логистические системы. При небольшом бюджете все еще остается возможность быстро и за небольшую стоимость внедрить WMS. Адаптируемые системы могут быть дороже готовых, но пользователь имеет возможность расширять их функционал.

9 шагов по выбору WMS-системы для бизнеса или предприятия

Доступные WMS системы можно проверить по 9 шагам, после чего выбрать наилучший продукт и использовать в целях развития бизнеса.

1. Отметьте необходимость в системе на данный момент. Сформируйте команду проекта

Если WMS необходима только для решения конкретных проблем, то отсортируйте список, отсеяв те программы, что не пригодятся в дальнейшем. От системы, не решающей нужную задачу, не будет пользы, при этом ее придется постоянно поддерживать ее инфраструктуру. Команда проекта контролирует весь процесс рассмотрения доступных решений и планирования внедрения. Руководитель проекта также должен иметь возможность принимать решения о покупке от имени руководителя компании.

2. Определение требований и расчет рентабельности инвестиций. Узнайте стоимость приобретения, разработки и поддержки WMS.

При определении того, как выбрать систему WMS, установление минимальных требований, отвечающих потребностям вашей организации, должно быть главным приоритетом. Каждая система WMS может содержать сотни тем для обсуждения, начиная от управления входящими грузами и заканчивая обслуживанием клиентов. Потратьте время, чтобы создать обширный список всех требований для вашей системы WMS. В то же время определите затраты, связанные с каждым отмеченным требованием. Это поможет вашей организации определить окупаемость инвестиций для системы WMS, и применительно к конкретным разработчикам руководители проектов смогут сделать точный прогноз того, когда рентабельность инвестиций станет положительной.​

3. Адаптивность программного обеспечения

Одним из важных параметров при выборе является удобство интерфейса для конечного пользователя. На изучение функционала может уйти от нескольких часов до недель, поэтому простота – не менее важный показатель. Следующий шаг прост. Запросите информацию у компаний, представляющих решения WMS, которые соответствуют доступным критериям. На данном этапе лучше всего сохранить список как можно более широким, сосредоточив внимание на одном или двух наиболее важных аспектах в списке требований для выбора основного поставщика.

4. Время, необходимое для подготовки WMS-системы к работе. Оценка возможностей

Требования по срокам индивидуальны для каждого предприятия. Одним требуется готовый результат как можно быстрее, другие готовы сэкономить, увеличив время ожидания. Оцените возможности развития и продвижения каждого, кто предлагает услугу WMS. Каждая выбранная компания должна соответствовать минимальным требованиям. Другими словами, ваши минимальные потребности могут не соответствовать потребностям завтрашнего дня, поэтому всегда учитывайте текущее развитие системы WMS.

5. Изучите историю и репутацию разработчиков ПО

Данный пункт не стоит обходить стороной, так как релевантные отзывы помогут сформировать общее впечатление о продукте. Подайте заявку нескольким поставщикам. Подача запросов на предложение позволит разработчикам анализировать ваши системы и потребности, разрабатывать модель затрат и, в свою очередь, планировать внедрение системы. Это лучший способ более детально оценить поставщиков во время процесса.

6. Наличие технической поддержки и других сервисов от создателей. Использование пробной версии

С момента ухода большинства зарубежных IT-компаний из России и Беларуси многие WMS системы остались без поддержки. Убедитесь, что создатели обеспечивают помощь клиентам при возникших проблемах. Некоторые компании могут предлагать индивидуальные демонстрации, чтобы показать компании, как именно ее решение может улучшить работу. Некоторые старые, более мелкие поставщики могут предоставлять только общие демонстрации, которые ограничены по объему и масштабу и доступны онлайн для любого специалиста по цепочке поставок. Тем, кто предлагает индивидуальную демонстрацию, следует уделить особое внимание.

7. Совместимость и возможность интеграций с техникой и сторонними программами

Если WMS-система не может работать с ПО, которое регулярно используется организацией, то потребуется докупка оборудования. 

8. Скорость обучения инструментам работы с WMS

Затяжное изучение инструментария WMS-системы может привести к дополнительным финансовым затратам. По этой причине стоит выбирать ПО с наиболее понятным пользовательским интерфейсом.

9. Сравнение с аналогами от конкурентов. Выбор финальных кандидатов

Если вы нашли подходящий по требованиям продукт, то его стоит сравнить с похожими программами. Возможно, получится найти более эффективную систему. Последние два предложения определяются после завершения всех демонстраций и возврата к вашим расчетам рентабельности. Эти предложения должны быть лучшими из лучших, и их услуги и решения будут одинаковыми.

К подбору WMS систем для выполнения заданий склада нужно относиться с большой ответственностью. Правильный подбор позволит повысить пропускную способность предприятия и окупить затраты в кратчайшие сроки. Перед принятием окончательного решения мы советуем провести юридическую проверку компании-поставщика. Просмотрите все юридические документы, а также обязанности и права, связанные с каждым поставщиком, и использование решения этого поставщика. Важно провести проверку за пределами проектной команды. Это исключит любые отклонения, которые могли возникнуть при выборе. Окончательное решение во многом основано на результатах проверки контрагента. Если во время этого рассмотрения возникает какая-либо юридическая проблема, то лучше выбрать другое решение. Некоторые правовые вопросы не обязательно требуют отказа от конкретного кандидата, особенно если рентабельность инвестиций значительно выше.