Для того, чтобы любая служба доставки смогла работать максимально эффективно, необходимо правильно организовать складской учет. Даже самые небольшие службы доставки принимают в день больше тысячи заказов на доставку – все эти заказы необходимо внести в базу, распределить по направлениям отправки и не забыть вовремя отправить адресату. В каждой службе доставке существуют свои особенности учета посылок, рассмотрим же, как происходит этот процесс на базе ПО для организации и автоматизации складского учета EFSOL: Доставка для курьерских компаний.

Стандартная схема работы службы доставки

Схема по доставке товаров состоит из таких шагов, как:

  • загрузка заказов от клиента через форму API (получение заказов от клиентов);
  • создание приема заказа на складе;
  • распределение заказов по курьерам или отделениям;
  • выдача заказов курьеру или отделению;
  • доставка заказов адресату;
  • передача курьером посылок, не доставленных клиенту по причине отказа или ошибке в данных;
  • возврат заказчикам недоставленных посылок.

Чтобы понять всю суть работы любой службы доставки, нужно рассмотреть три базовых шага – получение посылки от клиента, выдача и возврат и проведение складской инвентаризации.

ускорение работы склада

Этап №1: Прием посылок от клиента

Для того, чтобы зафиксировать факт прихода посылки на склад, создаётся документ «Приемка». Работник склада, в частности, кладовщик, сканирует накладные и сверяет присутствие поступивших грузов по реестрам. Если появляются расхождения в данных, то формируется документ «Акт расхождений».

Стоит понимать, что прием товара проводится согласно специальному акту «Отчету о доставке» и в автоматическом режиме заполняется собранными заказами и недоставленными получателям заказами. В данном акте есть возможность вручную скорректировать поля веса и габаритов, если имеются расхождения между принятым и фактическим весом. Во время сканирования автоматически производится печать накладной декларации, разумеется, если эту функцию установили в карточке заказчика.

Автоматизация складского учета на этом этапе позволяет распределить посылки по различным зонам. Так, к примеру, система позволяет разложить проблемные посылки в отдельную зону, посылки с имеющейся датой выдачи отправляет в зону «к выдаче», а все остальные – в зону «кладовка».

Многие транспортные и курьерские компании имеют несколько филиалов по стране, в этом случае для того, чтобы перемещение заказа было зафиксировано системой, необходимо создать документ «Перемещение» с отправляемого склада/отделение, на отделении/складе принимающем товары или посылки создаётся документ «Приемка». В этом случае ПО позволяет наладить еще и управление транспортной логистикой, что очень удобно для крупных или развивающихся компаний.

Этап №2: Выдача посылок на доставку и возврат отправителю

Заказы, которые доставляются, имеют соответственную маркировку – «Принятые», «Непринятые» или «Частично принятые». Последние две категории оформляются на склад и подлежат возврату заказчику. По существу, посылки этих двух позиций списываются со склада.

автоматизация складских комплексов

Этап №3: Инвентаризация и отчетность

ПО позволяет провести инвентаризацию посылок или товара как ежедневно, так и по необходимости в заданный момент. Помимо этого, есть возможность проводить инвентаризацию как в целом по всему складу, так и по отдельным его частям.

В программе имеется часть в виде таблицы в документе «Инвентаризация» - она заполняется автоматически остатками заказов на складе и ячейке, указанными в документе, на дату документа. Проводится сверка при помощи стандартной сверки фактического наличия предметов/товаров/посылок на складе с накладными. Если все совпадает, то по заказу выставляется штамп «Проверен», если имеются недостачи или расхождения – система зафиксирует это в акте инвентаризации. Стоит понимать, что при проведении документа об инвентаризации, заказы из него с первыми датами отправки отойдут в раздел «К выдаче», а все недостачи будут отправлены в раздел «Проблема» до выяснения обстоятельств различия данных. Многие компании проводят данный процесс вручную, что затрачивает много времени и сил, вдобавок, это влечет за собой появление человеческого фактора – ошибок.

Компания "Ай Ти Скан" предлагает комплексные решения по автоматизации складского учета, адаптированные под нужды служб доставки. Мы помогаем внедрять WMS-системы, настраиваем оборудование для автоматизации процессов и обеспечиваем техническую поддержку на всех этапах работы.

Примеры успешного внедрения решений

Примером успешного внедрения автоматизированной системы управления складом может служить одна из крупных служб доставки в Москве. После установки WMS и интеграции системы с используемыми в компании технологиями обработки заказов, удалось сократить время инвентаризации на 40% и снизить количество ошибок при учете продукции на 60%. Эти показатели позволили компании значительно улучшить обслуживание клиентов и повысить свою конкурентоспособность на рынке.

Еще одним успешным примером является внедрение RFID-меток на складе службы доставки в Санкт-Петербурге. Эта технология помогла автоматизировать процесс отслеживания товаров и существенно упростить учет продукции, что позволило ускорить обработку заказов и улучшить точность инвентаризации.

Преимущества упрощенного складского учета для служб доставки

Автоматизация складского учета приносит множество преимуществ для служб доставки. Во-первых, она помогает снизить число ошибок, связанных с ручным вводом данных и инвентаризацией. Во-вторых, ускоряется процесс обработки заказов, что позволяет быстрее удовлетворять запросы клиентов и улучшать их опыт взаимодействия с компанией.

Кроме того, автоматизация позволяет оптимизировать использование складских площадей, улучшая размещение товаров и снижая затраты на аренду или расширение складских помещений. В результате, компании могут не только повысить эффективность своей работы, но и снизить операционные расходы.

Рекомендации по внедрению автоматизации

Для успешного внедрения автоматизации складского учета важно правильно выбрать решение, которое будет соответствовать потребностям вашей компании. Рекомендуется провести анализ текущих процессов, определить слабые места и рассмотреть возможности интеграции новых технологий с уже существующими системами.

Компания "Ай Ти Скан" готова предложить вам комплексное решение по автоматизации складского учета, включая подбор оборудования, настройку программного обеспечения и полное сопровождение проекта. Мы поможем вам сделать складской учет более простым, точным и эффективным, что положительно скажется на общем уровне обслуживания клиентов и развитии вашего бизнеса.

Наша компания «Ай Ти Скан» поможет провести автоматизацию складских помещений при помощи собственного ПО серии Transport Professional – TIS (Transport Intellectual System) – программного комплекса, необходимого для проведения автоматизации различных транспортных компаний, включая службы доставки и отделы транспортной логистики. Мы занимаемся внедрение такого ПО с 2001 года на территории как стран СНГ, так и ЕС.

^ Наверх