Для того, чтобы любая служба доставки смогла работать максимально эффективно, необходимо правильно организовать складской учет. Даже самые небольшие службы доставки принимают в день больше тысячи заказов на доставку – все эти заказы необходимо внести в базу, распределить по направлениям отправки и не забыть вовремя отправить адресату. В каждой службе доставке существуют свои особенности учета посылок, рассмотрим же, как происходит этот процесс на базе ПО для организации и автоматизации складского учета EFSOL: Доставка для курьерских компаний.
Стандартная схема работы службы доставки
Схема по доставке товаров состоит из таких шагов, как:
- загрузка заказов от клиента через форму API (получение заказов от клиентов);
- создание приема заказа на складе;
- распределение заказов по курьерам или отделениям;
- выдача заказов курьеру или отделению;
- доставка заказов адресату;
- передача курьером посылок, не доставленных клиенту по причине отказа или ошибке в данных;
- возврат заказчикам недоставленных посылок.
Чтобы понять всю суть работы любой службы доставки, нужно рассмотреть три базовых шага – получение посылки от клиента, выдача и возврат и проведение складской инвентаризации.
Этап №1: Прием посылок от клиента
Для того, чтобы зафиксировать факт прихода посылки на склад, создаётся документ «Приемка». Работник склада, в частности, кладовщик, сканирует накладные и сверяет присутствие поступивших грузов по реестрам. Если появляются расхождения в данных, то формируется документ «Акт расхождений».
Стоит понимать, что прием товара проводится согласно специальному акту «Отчету о доставке» и в автоматическом режиме заполняется собранными заказами и недоставленными получателям заказами. В данном акте есть возможность вручную скорректировать поля веса и габаритов, если имеются расхождения между принятым и фактическим весом. Во время сканирования автоматически производится печать накладной декларации, разумеется, если эту функцию установили в карточке заказчика.
Автоматизация складского учета на этом этапе позволяет распределить посылки по различным зонам. Так, к примеру, система позволяет разложить проблемные посылки в отдельную зону, посылки с имеющейся датой выдачи отправляет в зону «к выдаче», а все остальные – в зону «кладовка».
Многие транспортные и курьерские компании имеют несколько филиалов по стране, в этом случае для того, чтобы перемещение заказа было зафиксировано системой, необходимо создать документ «Перемещение» с отправляемого склада/отделение, на отделении/складе принимающем товары или посылки создаётся документ «Приемка». В этом случае ПО позволяет наладить еще и управление транспортной логистикой, что очень удобно для крупных или развивающихся компаний.
Этап №2: Выдача посылок на доставку и возврат отправителю
Заказы, которые доставляются, имеют соответственную маркировку – «Принятые», «Непринятые» или «Частично принятые». Последние две категории оформляются на склад и подлежат возврату заказчику. По существу, посылки этих двух позиций списываются со склада.
Этап №3: Инвентаризация и отчетность
ПО позволяет провести инвентаризацию посылок или товара как ежедневно, так и по необходимости в заданный момент. Помимо этого, есть возможность проводить инвентаризацию как в целом по всему складу, так и по отдельным его частям.
В программе имеется часть в виде таблицы в документе «Инвентаризация» - она заполняется автоматически остатками заказов на складе и ячейке, указанными в документе, на дату документа. Проводится сверка при помощи стандартной сверки фактического наличия предметов/товаров/посылок на складе с накладными. Если все совпадает, то по заказу выставляется штамп «Проверен», если имеются недостачи или расхождения – система зафиксирует это в акте инвентаризации. Стоит понимать, что при проведении документа об инвентаризации, заказы из него с первыми датами отправки отойдут в раздел «К выдаче», а все недостачи будут отправлены в раздел «Проблема» до выяснения обстоятельств различия данных. Многие компании проводят данный процесс вручную, что затрачивает много времени и сил, вдобавок, это влечет за собой появление человеческого фактора – ошибок.
Наша компания «Ай Ти Скан» поможет провести автоматизацию складских помещений при помощи собственного ПО серии Transport Professional – TIS (Transport Intellectual System) – программного комплекса, необходимого для проведения автоматизации различных транспортных компаний, включая службы доставки и отделы транспортной логистики. Мы занимаемся внедрение такого ПО с 2001 года на территории как стран СНГ, так и ЕС.