Вы занятой или продуктивный?

В каждом коллективе, как правило, есть сотрудники, которые «пашут», не поднимая головы. Они постоянно «в процессе» - совещания, подготовка решения, письма на подпись, заявки, накладные. Перед ним масса задач и как поет Семен Слепаков – «море работы». А в конце рабочего дня выясняется, что объем выполненных дел весьма значителен, а невыполненных - тоже не малый. Соответственно они автоматически переносятся «на завтра». На следующий день ситуация повторяется. И на следующий тоже. В итоге в накопившейся массе первоочередных и срочных дел обязательно пропускается что-то важное, что приводит к срыву важных контрактов/переговоров/поставок и прямым убыткам компании.

Какие перспективы такого сотрудника продвинуться по карьерной лестнице, или сохранить текущую позицию?

А есть и другие – сотрудник, который справляется с поставленными задачами без надрыва, переработок и постоянных дедлайнов. Который находит время на принятие правильных решений в нестандартных ситуациях или вообще не доводит до них состояние дел на порученном участке. Знакомая ситуация?

Попробуйте проанализировать свой рабочий день и ответьте на вопрос – вы занятой или продуктивный?

Менеджмент по-разному формулирует критерии продуктивности, но по сути основной критерий оценки в любой сфере деятельности универсален – достаточно честно ответить на вопрос: сумели ли вы достигнуть поставленной цели? Если да, то какими усилиями, ресурсами, расходами эта цель была достигнута? Вспомните, что означают слова «Пиррова победа» и начните повышать свою продуктивность, или личную эффективность уже сейчас.

Что же такое эта «личная эффективность»? Это умение человека достигать поставленной цели в установленный срок с оптимальным расходом ресурсов и усилий.

Кажется что это просто, но на самом деле за этим стоит системная и кропотливая работа.

Вот несколько советов, которые реально могут вам помочь:

1. Планируйте свой день. Составьте список дел и установите сроки их выполнения. Но постарайтесь избегать излишней детализации - это займет много времени, которое можно потратить на основную работу.

2. Научитесь правильно категорировать дела.

Практикой постоянно доказывается жизненность «принципа Парето» - лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Для этого попробуйте воспользоваться методом «матрица Эйзенхауэра» и распределите запланированные дела по категориям:

- важные и срочные;

- важные, несрочные;

- неважные срочные;

- неважные несрочные.

В ежедневнике можно их пометить разными цветами – сразу увидите, что нужно сделать срочно, а чего можно перепоручить коллегам или даже вообще не делать.

3. Если вы заняты в нескольких проектах одновременно – старайтесь группировать однородные задачи и выполнять их в один период времени. Так вы настраиваетесь на определенный вид деятельности, пусть и с разными целями. Все равно сделать это будет легче и быстрее.

Либо группируйте задачи, привязанные к одной локации – экономим не только на времени, но и на логистике.

4. Заведите себе привычку правильно отдыхать.

Уже несколько западных исследований установили, что на оптимальный уровень продуктивности сотрудник выходит при чередовании 50 минут работы и 15-20 минут отдыха. Кстати, действующий СанПиН для тех кто работает с компьютерами предписывает именно такой режим работы.

5. Если вы руководитель, распределяйте обязанности между подчиненными оптимально. Не пытайтесь сделать работу за нерадивого сотрудника самому, это только на первый взгляд быстрее и проще, но фактически получите некомпетентного сотрудника и невыполнение собственных задач.

6. Налаживайте связи не только «по вертикали», но и  «по горизонтали» - с равными себе, или стоящими ниже на карьерной лестнице. Многие проблемы можно решить в курилке или за чашкой чая, причем в большинстве случаев быстрее и эффективнее, чем официальным путем.

Как видите, ничего необычного. Попробуйте это применить к себе и становитесь продуктивнее уже сейчас!