Автоматизация архивных хранилищ

Сложно избежать хаоса в архиве компании - для того, чтобы справки, квитанции и отчеты были на нужном месте и надежно хранились в течение установленного срока, нужны люди, время и деньги. Однако даже когда ресурсов хватает, часто возникают разные вопросы, например о том, почему не готовы документы к приходу налоговой, или где находится конкретный файл в настоящий момент - для их решения нужно систематизировать хранение документов.

Термин «электронный архив» уже прочно вошел в сферу документооборота. Под ним зачастую понимают такой процесс, как автоматизация архивов, перенос информации в электронный вид и последующее хранение с помощью специально созданного для этого ПО (программного обеспечения). Сохранить папки в порядке - не просто, но внедрение электронного каталога позволяет решить целый ряд проблем и упростить работу отдела, а также снизить расходы по нескольким категориям, например, сократить штат.

Зачем нужна автоматизация, особенности ПО 

На всех этапах работы с документацией компании требуется выполнение ряда действий: учет, организация процессов, контроль за порядком, а также открытие дел и поиск квитанций и справок внутри отдела по запросу руководителя. Лучшее решение, упрощающее выполнение описанных выше задач, - полная реорганизация всей системы.

Установка специального ПО дает возможность:

• определение местонахождение конкретного документа с высокой точностью;
• обеспечение непрерывного движения бланков и справок по отделам;
• онлайн-мониторинг за изменениями и перемещениями файлов из одного отдела в другой;
• оперативный доступ  руководства и подчиненных к документам, упрощение рабочих задач;
• обеспечение сохранности сведений, гарантия отсутствия пропажи важных данных;
• разгрузка сотрудников от выполнения рутинных задач, отнимающих много времени;
• отслеживание сроков хранения документации и соблюдение сроков, установленных законодательством РФ;
• снижение количества работы, выполняемой вручную и сокращение числа кадров.

Главные преимущества электронной системы - жесткий контроль за безопасностью, движением бумаг и обеспечение их сохранности. Обеспечивается надежная защита от несанкционированного доступа за счет внедрения штрих-кодов, RFID-меток.

Так, автоматизация деятельности архива позволяет решить две самые важные задачи компании - сократить расход средств на те вещи, которые не работают и не дают должного результата, и упростить внутренние процессы, обеспечив санкционированный доступ лишь для тех работников, которые имеют отношение к выполнению конкретной задачи.

Проблемы при ведении бумажного архива

Как показывает практика, даже когда работа в отделе налажена на все 100%, а сотрудники ответственно выполняют поставленные задачи, избежать проблем не удается. Отсутствие электронной базы и автоматизации процесса практически всегда становится причиной глобального хаоса и потерь отдельных подшивок.

Главная проблема при ведении бумажного архива - большой объем данных и сложная навигация. Чтобы ориентироваться в файлах, сотрудник должен проработать на одном месте много лет, что сегодня является, скорее, исключением из правила. А значит, простая смена кадров может привести к кризису в отделе. Единственная возможность избежать этого - наладить процесс систематизации и последующего хранения файлов, а также предоставления доступа к ним.

Как происходит автоматизация

Цель автоматизации - создание единой базы, а также ускорение поиска файлов по разным параметрам - номеру, дате, названию. Сотрудник получает возможность быстро узнать, где находится нужный договор или бланк, и не тратить огромное количество времени на его поиски, а руководитель может провести проверку в любой момент.

В любой организации значимые копии и оригиналы договоров передаются на хранение. Со временем их накапливается так много, что становится сложнее не только находить место для расширения хранилищ каталогов, но и находить нужные документы - приходится увеличивать штат сотрудников и бюджет, при этом результат не оправдывает ожидания. В связи с этим процессы оптимизации играют крайне важную роль. Автоматизация архивных хранилищ выполняется путем систематизации каталогов и введения их номеров в электронную базу.

Такой подход дает следующие возможности:

• регистрация входящих файлов не более, чем за 5 минут;
• безопасность и сохранность информации;
• быстрый доступ сотрудника к нужной информации;
• сокращение штата за счет уменьшения объема работы;
• настройка ограничений для доступа.

         Для запуска оптимизации используется специально разработанное ПО с широким функционалом.

Основные преимущества

После запуска и настройки программа упрощает все процессы, что позволяет сотрудникам не забывать о важных датах, например о том, что наступило время для передачи документации. Работа ведется по схеме: руководитель и начальник архива создает новые задачи, а сотрудники устанавливают дополнительные упоминания, например о том, какие бланки, квитанции или протоколы взяты работниками разных отделений для изучения и требуют возвращения на место.

Преимущества:

• упрощение всех процессов, влияющих на работу компании, сведение действий сотрудников к минимуму и сокращение отдела;
• выполнение непрерывных операций с отчетами, отсутствие вероятности срыва сроков по причине человеческого фактора;
• поиск отчетов и справок в архиве компании в ускоренном режиме через работу с систематизированным и организованным каталогом;
• снижение расходов (как финансовых, так и временных) на инвентаризацию;
• выполнение параллельного, несогласованного выполнения ряда операций по запросу директора;
• уменьшение времени и возможных ошибок при пересчете документации.

Установка ПО и автоматизация архива не занимает много времени и не требует наличия специальных навыков - нужный для работы профессиональный софт устанавливается на рабочий компьютер в архивном отделе, после чего выполняются настройки и перенос ценных бумаг в электронную картотеку.