IMS: учет и инвентаризация основных средств

АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И УЧЕТА

Каждое предприятие в независимости от его масштаба и сферы деятельности располагает рядом активов, именуемых, согласно бухгалтерского учета – основными средствами. К таким активам относятся материальные объекты разного типа, начиная от недвижимых (как здания, сооружения и прочие постройки, имеющиеся в распоряжении для ведения деятельности), транспорта во владении и заканчивая инвентарем.
Каждый из таких объектов обязательно ставится на бухгалтерский учет имущества и периодически подвергается процедуре инвентаризации. В зависимости от количества материальных объектов, которыми располагает предприятие, процедура инвентаризации может становиться достаточно долгим и сложным процессом.  Крайне важно проводить ее максимально точно и корректно, чтобы при проверке налоговой службой документов не выявлялись неоприходованные излишки либо недостача основных средств, что в дальнейшем развитии ситуации может повлиять как на налоговые исчисления, так и на возможное наложение штрафов и убытки.
Чаще всего ошибки при инвентаризации основных средств связаны с двумя факторами:

• Человеческий фактор: усталость сотрудников, невнимательность при проведении процедуры, монотонность работы может вызывать отсутствие концентрации
• Технический фактор: отсутствие качественных технических средств (нет сканеров, пересчет идет вручную, не настроены программы автоматического подсчета остатков после выгрузки данных после учета и т.д.)

Для минимизации ошибок, ручных процедур и усовершенствования процесса инвентаризации мы предлагаем программное решение, включающее в себя совокупность современных технологий для автоматизации учета и применение технических многофункциональных средств (сканеры считывания, терминалы ввода данных и т.д.) – IMS (Inventory Management System).

ОПРЕДЕЛЕНИЕ IMS И ЕЕ РОЛЬ В УЧЕТЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

IMS (Inventory Management System) – это специализированная информационная система, целью которой является обеспечение эффективного управления основными средствами предприятия. Она позволяет автоматизировать процессы учета, хранения и анализа данных об основных средствах, отслеживать их перемещение, списание или ремонт, что значительно упрощает работу бухгалтеров, финансовых аналитиков и менеджеров.
Благодаря данному решению вы можете быстро получать информацию о текущем состоянии основных средств и принимать обоснованные решения по их использованию и обновлению. Работа с данной системой способствует оптимизации процесса инвентаризации и значительно упрощает управление активами предприятия.

ОСОБЕННОСТИ ФУНКЦИОНАЛА СИСТЕМЫ

Решение IMS обладает широким спектром возможностей для полноценного ведения учета движимых и недвижимых объектов на предприятии: 

1. Автоматизация учета основных средств

IMS автоматизирует процессы учета и хранения данных об основных средствах, таких как оборудование, здания, транспортные средства и другие долгосрочные активы. Система позволяет легко вести учет всех основных средств предприятия, отслеживать их состояние и обновлять информацию в реальном времени.

2. Управление перемещениями

Система отслеживает перемещение основных средств между различными подразделениями и локациями. Это позволяет обеспечить прозрачность и контроль над активами, уменьшить вероятность потерь и облегчить планирование потребностей в ресурсах.

3. Контроль списания и ремонта

IMS упрощает процесс списания устаревших или поврежденных активов, а также управления их ремонтом. Система фиксирует информацию о списаниях, проводит анализ состояния активов и помогает планировать ремонтные работы, что способствует эффективному управлению ресурсами.

4. Анализ данных и отчетность

IMS предоставляет мощные инструменты для анализа данных и создания отчетов. Финансовые аналитики могут получать подробные отчеты о состоянии основных средств, их амортизации, стоимости и других ключевых показателях. Это помогает в принятии обоснованных решений и планировании бюджета.

5. Интеграция с другими системами

Современные IMS могут интегрироваться с другими информационными системами предприятия, такими как бухгалтерский учет, управление запасами и ERP-системы. Это обеспечивает синхронизацию данных и улучшает общую эффективность работы бизнеса.

Полный спектр возможностей вы можете узнать у наших специалистов, мы проявляем индивидуальный подход в применении каждого нашего решения в зависимости от сферы предприятия и ваших потребностей.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ IMS

1. Одним из основных преимуществ IMS является увеличение точности учета основных средств. Благодаря использованию специализированного программного обеспечения, исключается вероятность ошибок, связанных с ручным вводом и обработкой данных. Это способствует более точному и достоверному отражению финансовой информации о предприятии.
2. Еще одним важным преимуществом IMS является оптимизация процессов инвентаризации. Система позволяет проводить инвентаризацию основных средств быстрее и эффективнее за счет автоматизации подсчета и проверки наличия активов. Это сокращает временные и финансовые затраты предприятия на инвентаризацию и позволяет быстрее обновлять данные о составе основных средств.
3. Улучшение реализации контрольных мероприятий по сохранности имущества и анализа для принятия управленческих решений.
4. IMS позволяет снизить риски, связанные с утерей или порчей имущества, 
5. Повышение эффективности работы предприятия в целом. Реализация IMS на предприятии способствует повышению прозрачности и ответственности в управлении основными средствами, что в свою очередь способствует росту его финансовой устойчивости и конкурентоспособности на рынке.

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ IMS НА ПРЕДПРИЯТИИ

Для успешного внедрения IMS необходимо следовать определенным этапам. Первым шагом является анализ потребностей предприятия и выбор подходящей системы управления инвентаризацией. Затем необходимо провести настройку системы с учетом специфики бизнес-процессов организации и обучить персонал работе с новым программным обеспечением. После внедрения IMS необходимо регулярно обновлять и совершенствовать систему для обеспечения ее эффективной работы.
Специалисты «Ай Ти Скан» разработают для вас план поэтапной интеграции системы на ваше предприятие.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

IMS – это мощный инструмент для автоматизации учета и управления основными средствами предприятия. Его внедрение позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, сократить временные и финансовые затраты на управление основными средствами, упростить учет, освободить ресурс затрачиваемого времени на более важные стратегические задачи.