10.12.12г.| Автор: Колмачихин Ю.Н.
Зачем проводить аудит на складах (складе) компании и что такого полезного для всего бизнеса можно там увидеть?
Тема, на мой взгляд, интересная и актуальная.
Ведь уже и в России, настало то время, когда сравнительно недорого можно нанять грамотного специалиста с рынка консалтинговых услуг и получить от него подробную консультацию, относительно «самочувствия» вашего склада.
Допустим, вы нашли нужного специалиста, обладающего всеми необходимыми качествами, хотя в данное время это сделать очень не просто, но, тем не менее, вы его нашли и отправили на ваш склад. Что он сможет увидеть на вашем складе своим ученым и «незамыленным взглядом»? А увидеть он может очень много интересного, если будет знать: когда и куда заглянуть, и с кем и как поговорить…
По большому счету, ведь склад — это некий индикатор, по которому без ошибки можно судить об эффективности бизнеса, так же как, например, пульс у человека.
Когда человек приходит к врачу, врач сначала проверяет его пульс, давление, температуру и по состоянию этих и некоторых других легко измеримых показателей, он судит о том, насколько здоров весь организм человека и нужно ли далее продолжать его исследовать, или можно сразу ставить окончательный диагноз и незамедлительно приступать к лечению.
Так же и склад. Если хочешь узнать: насколько эффективен весь бизнес, проще всего и логичнее для начала сделать аудит на складе и тогда сразу многое станет ясно и понятно.
Отвечаю: Чтобы понять сложное, нужно сначала превратить его в простое. Разложить по полочкам, как говорится, «отделить мух от котлет», ну и так далее…
Отвечаю: есть 2 пути.
- Вы спросите: а почему именно склад выступает в качестве данного индикатора, почему, например, не закупка или доставка или продажи с финансами, ведь они тоже немаловажные звенья цепи поставок?
- Вы спросите, а как это сделать?
Как упростить, например сложную и громоздкую систему учета и контроля товарных и финансовых потоков, или, как например, оценить эффективность IT системы крупной холдинговой компании, или как узнать: насколько эффективно обращаются вложенные вами деньги в модернизацию каких либо систем и технологий и как, наконец, узнать: когда же появится обещанная прибыль от этой модернизации..?
Можно, например, изобрести какую-нибудь еще более сложную систему и при ее помощи попробовать оценить вышеуказанные системы, и, в результате, возможно, все еще более усложнить, а можно просто внимательно посмотреть на некие индикаторы, лежащие на поверхности, например, на складе и по ним сделать нужные выводы.
А какие же такие важные индикаторы имеются на складе?
На складе можно, например, практически без ошибки, оценить самое главное для оценки эффективность любого бизнеса – это эффективность использования складских запасов.
За годы своей практики, занимаясь аудитом цепей поставок на самых разных предприятиях, с самыми разнообразными складскими технологиями и степенью оснащенности различными современными и не очень, способами анализа систем управления запасами, для предварительного анализа состояния запасов, я, всегда, прежде всего, шел на склад и примерно в течение 1 рабочего дня, практически без ошибки уже знал: насколько эффективно в данной компании управляют запасами.
В процессе дальнейшего глубочайшего и всестороннего изучения данных из КИС, бесед с руководителями подразделений и руководством компании, я практически никогда не находил весомых причин, для того чтобы поменять свое мнение относительно состояния запасов, которое сложилось у меня после посещения склада.
Что еще, кроме состояния запасов можно узнать по складским индикаторам?
- Еще, в результате обследования склада можно узнать насколько эффективно тратятся деньги на его содержание, реконструкцию или строительство. Еще можно узнать насколько эффективно используются складские площади, стеллажное и грузоподъемное оборудование.
- Еще можно узнать, насколько эффективно тратится фонд оплаты труда, насколько производительно работает персонал, насколько эффективна его мотивация.
Какова культура производства на складе? Как она влияет на качество выполняемых операций?
И еще очень и очень много интересного и полезного можно узнать от профессионально проведенного аудита.
Другой разговор, что не все и не всегда хотят знать правду о своем складе, но это уже другая тема, не связанная со складскими технологиями, хотя и не менее важная в данном контексте. Не буду здесь открывать всех моих секретов, просто приведу один пример для иллюстрации того, насколько может быть полезным простое посещение склада Специалистом по логистике и SCM.
Представьте себе склад дистрибьюторской компании примерно 3000 кв. м. с высотой до нижнего края балки 10 метров, со стеллажным хранением 4 ярусов, пол на отметке +1.2000, наливной, с доками, с зонами отгрузки/приемки, зоной готовых заказов, зоной хранения и зоной брака.. все как положено.. (просто мечта, а не склад!).
Склад, кстати, реальный. Хозяин заказал его проектирование и строительство по шаблонному проекту, взятому с красивой картинки в интернете.
Аудит этого склада я делал 2011 году.
Зайдя на территорию склада, в 9:00 я увидел на площадке перед доками скопление автомобилей на загрузку, грузоподъемностью от 1,5 до 10 тн., а на территории несколько большегрузных фур (приходов).
Автомобили под загрузку грузились при помощи погрузчика, который снимал поддоны с товаром из открытых доков, ставил их перед машинами, а дальше грузчики и кладовщики вручную грузили и размещали товар в фургонах.
Зачем для данных операций склад с доками, не понятно…
Так как доки, таким образом, были заняты, «фуры» пришедшие на выгрузку приходов стояли и ожидали окончания погрузки расхода.
Зайдя на склад, я увидел зону отгрузки, занятую поддонами с товаром, предназначенным для отгрузки, используемую как зону готовых заказов.
Все остальные процессы во время отгрузки расхода не выполнялись из-за отсутствия персонала и места для выполнения операций.
Находясь в зоне хранения, я осмотрел базовые ячейки и увидел, что товар в базовых ячейках не разложен так, чтобы его было удобно комплектовать, а разбросан (как будто его комплектовали в последний раз).
В зоне комплектации есть товар, который давно не брали (видно, что он лежит долго по ровному слою пыли на коробках) и товар, в разорванных беспорядочно коробках (штучный), в том числе разбросанный в проходах между стеллажами.
Штабелированием товара занимаются рич-трак и электропогрузчик, который может перемещать товар не выше 3 яруса, в связи с тем, что проходы были загромождены, техника простаивала («сэкономили», в свое время, на г/п технике) Последние ярусы стеллажей были пусты на ~ 90%. Третьи ярусы были заполнены процентов на 50%, вторые ярусы переполнены… в них практически не было запаса пустых ячеек. Из общения со штабелерщиком, после того как он снял для меня несколько поддонов, я пришел к выводу, что ротация товара производится неудовлетворительно.
По количеству пыли на поддонах с товаром с 4 и 3 яруса было понятно, что данный товар более месяца простоял без движения, а некоторые позиции гораздо дольше (некоторые позиции простояли с начала запуска склада).
Товар либо вообще не маркируется, либо маркируется неправильно (не указывается дата поставки, № партии, код товара).
Пообщавшись с Начальником склада, я выяснил, что инвентаризации на складе проводятся без «пустогрфок», при пересчете товар не снимается с верхних ярусов (записывается то, что написано крупно маркером на коробках).
Понаблюдав, чуть позже, операцию приемки приходов, я увидел то, что и ожидал увидеть: большая часть товара, пришедшего на приход не расставлялась, как должно быть по «принципу fi-fo» (или по какому-нибудь иному..) , он просто отставлялся в сторону (в проходы), потому что по всему пришедшему товару был дефицит и этот товар должен был отгрузиться в ближайшую отгрузку.
Таким образом, невооруженным глазом можно было увидеть, что на данном складе реально оборачивается только примерно 1/3 всего объема товара, а остальной товар просто занимает все оставшееся место, практически, без движения.
Никакой АВС анализ склада белее наглядно не мог бы показать данную проблему лучше того, как это было видно в данное время на складе.
Бракованный товар располагался вместе с прочим, сбор и списание его производилось 1 раз в неделю.
Персонал склада менялся постоянно, мотивация персонала «кривая», коллектива как такового не было, люди работали от инвентаризации до инвентаризации (и менялись каждые 3 месяца).
При всем при этом, Руководитель бизнеса нанимал высокооплачиваемых специалистов по управлению запасами, которые вообще никогда не спускались на склад, но при этом предоставляли ему очень много различных умных таблиц и выкладок, относительно состояния запасов на его складе… и он, как ни странно, им верил.
Дополнительно к этому, Руководителю бизнеса приходилось принимать решения в рамках строгих дистрибьюторских договоров, где были предусмотрены жесткие условия по выборке завышенных объемов товара под приятные проценты бонусов.
Условием получения данных бонусов было то, что Поставщик мог в любое время, без каких либо согласований, отгрузить партию товара, превышающую в несколько раз обычные нормы приходов. В результате товар выставлялся в проходах, и все складские процессы значительно замедлялись, либо вообще останавливались.
В конечном итоге, Компания несла некие косвенные расходы, которые было труднее и неприятнее считать, чем прямые выгоды от бонусов, связанные с дополнительной премией Руководителю бизнеса и некоторым его подчиненным, но по величине эти убытки даже на поверхности были значительно выше доходов от бонусов.
После проведения аудита склада, закупок и доставки, Руководитель бизнеса данной компании получил полный расклад, относительно имеющихся проблем по приоритетам, и он постепенно приступил к их целенаправленному устранению. Таким образом, аудит склада обязательно нужно делать. Не доводите до того, чтобы как в приведенном выше примере, вам пришлось заморозить 2/3 товарных запасов в неликвиде, идя на поводу у Контрагентов.
Понятно, что на складе меньше персонала с высокими зарплатами, способного лоббировать интересы склада перед руководством компании, но все равно не надо делать из склада «помойную яму» куда относить «косяки» всех прочих подразделений. Это же, все рано, в конечном счете, только усугубит общую ситуацию.
Но, даже, если на вашем складе не все так плохо, как в описанном мною примере, все равно, не надо останавливаться на достигнутом.
Улучшайте эффективность вашего бизнеса, по всей цепи поставок! И не бойтесь лишний раз, заглянуть на склад, чтобы посмотреть, что там реально происходит и чтобы пообщаться со складским персоналом!
Ведь, даже от самых современных и умных систем планирования учета и контроля не будет никакого толку, если они будут анализировать данные, не связанные с живыми и реально текущими процессами на складе.
10.12.12г.| Автор: Колмачихин Ю.Н.