Перед управляющим персоналом любой компании стоит задача сокращения расходов. Низкая цена является одной из основ конкурентоспособности товара, наряду с надежностью и техническими характеристиками изделия. Добиться хороших показателей основываясь лишь на ручных данных невозможно, именно поэтому применяется система автоматизации склада, более известная как WMS (Warehouse Management System).

При выборе следует учитывать специфику бизнеса, некоторые комплексы обладают слишком низким функционалом, поэтому приходится заказывать дополнительные модули, что влечет увеличение расходов. Другие, напротив, слишком сложны в использовании, обслуживающему персоналу требуется слишком много времени на адаптацию, что усложняет управление.

На данный момент существует тенденция к снижению заказов оборудования, связано это с кризисными явлениями в экономике, в то же время количество заказов оптимизации ПО или покупок новых версий остается стабильным, а иногда даже растет. Объяснить это можно увеличением конкуренции на рынке, для улучшения рыночных позиций каждая компания старается получить в свое распоряжение максимально современные технологии.

Обзор положения на рынке

Массовая покупка WMS-систем началась в последние 5 лет, до этого автоматизация учета склада существовала на единичных предприятиях. Сейчас встретить склад, не оснащенный подобной системой, можно достаточно редко. Срок окупаемости инвестиций составляет меньше полугода, обусловлено это тем, что с внедрением системы автоматизации происходит пересмотр действующих моделей управления компанией и ставятся другие цели.

В последние два года обозначена тенденция к замене старых решений на более современные. Выделяются два основных фактора, способствующих такому шагу:

  1. Повышение квалификации менеджмента. Раньше при выборе WMS руководствовались скорее ощущениями, чем точными параметрами, теперь же возникает необходимость замены неподходящих решений, которые скорее мешают росту бизнеса.
  2. Стремительное развитие рынка. Предлагается широкий выбор систем, которые могут удовлетворить самые разные потребности. Увеличивается не только количество иностранных систем, отечественные разработки существенно повысили свой уровень.

Критерии эффективности

Прежде всего данное ПО является инструментом бизнеса, и должно полностью соответствовать его интересам. Главным критерием является полнота покрытия складских процессов. Условия хранения разных групп товаров имеют существенные отличия, поэтому к ним требуется отдельный подход, если WMS неспособна это обеспечить, то ее внедрение не принесет ожидаемого результата, так как сохранится частично старый подход к управлению.

Также внедрение WMS системы должно непременно привести к снижению операционных затрат – управление складом предприятий становится дешевле, именно за счет такой экономии и удастся достичь окупаемости переоснащения хранилища. Необходимые уровни, после достижения которых можно считать реализацию внедрения успешной, должны определяться менеджментом компании.

Отличия между отечественными и зарубежными системами

Западные разработки, локализованные с учетом особенностей рынка, обладают большей функциональностью, но имеют высокую цену. Целевой аудиторией отечественных производителей являются небольшие предприятия, которые не могут позволить себе крупных вложений, при этом им не требуется слишком сложная система управления складом.

Объясняется разница в развитии большими бюджетами зарубежных производителей, а также размерами рынка. Сфера логистики там чрезвычайно развита, а процесс автоматизации происходит на протяжении 20 лет, что дает возможность постепенно совершенствовать технологии.

Иногда предприятия под давлением рынка меняли направление деятельности, переквалифицировавшись в другие области автоматизации. Также некоторые зарубежные компании инвестировали крупные суммы в собственных клиентов, помогая им развивать бизнес и увеличивать оборот. На отечественном рынке иное положение – большинство разработчиков пытаются копировать инструментарий конкурентов, получив преимущество за счет меньшей стоимости.

Сравнение функциональности

Большинство зарубежных продуктов позиционируют себя как полноценная CMS, в которой присутствует программа управления производством, но часто в покупке отдельного модуля может быть отказано по причине отсутствия локализации. На самом деле причина кроется в том, что этот модуль создан сторонними разработчиками, поэтому возникают проблемы интеграции.

Но иногда даже базовый набор инструментов может быть существенно ограничен. Например, во многих популярных системах почти невозможно вести учет одновременно в нескольких единицах измерения, а ведь часто требуется знать одновременно массу и площадь товара. Также существуют проблемы с реализацией 3PL-модуля – возможности планировщика оставляют желать лучшего.

Несмотря на спорную полезность 3D-визуализации помещения склада, не хотелось бы от нее отказываться, особенно если она заявлена, но фактически не работает. Часто под одним названием скрывается несколько различных решений, построенных на разных платформах, и локализуется для местного рынка далеко не самое функциональное.

Существуют определенные правила выбора систем, если их придерживаться, то вероятность, что удастся найти необходимое решение, увеличивается. Однако, нужно четко понимать, что даже при самом подходящем варианте, моментально решить все проблемы, которыми страдает управление складом, WMS неспособна.

Расчет возврата инвестиций (ROI)

Это поможет понять масштабы необходимого бюджета, а также лучше спрогнозировать оптимальное время перехода, ведь бизнес часто носит сезонный характер и свободные средства не всегда в наличии. Другим преимуществом при выборе является фокусировка внимания на действительно важных компонентах системы, использование опций не во всех случаях улучшает работу, а их стоимость может быть значительной.

Можно выделить несколько действительно важных параметров, которыми должна обладать WMS:

  • возможность составления отчетов о состоянии склада и проделанных операциях в режиме реального времени;
  • способность к ведению непрерывного учета товаров;
  • высокая надежность даже при высоких нагрузках;
  • возможность оптимизации работы всех составляющих элементов склада, в том числе оборудования и персонала;
  • сокращение времени поиска и отгрузки товара, снижение количества ошибок и возвратов.

Наиболее подходящими объектами для внедрения таких систем являются склады с высоким оборотов товара, поскольку за счет снижения стоимости каждой операции они быстрее окупают вложения.

Факторы формирования цены

Суммарная стоимость состоит из нескольких компонентов:

  1. Цена лицензии. Плата за право пользоваться этим ПО, может предоставляться как для компании, так и тарифицироваться по количестве пользователей. Разделяется на разовую плату, которая разрешает пожизненное использование текущей версии, и аренду программы, которая предполагает ежемесячную или ежегодную плату.
  2. Техническая поддержка. Сюда относится стоимость подготовки сотрудников, обучения правилам работы в новой системе, зарплата персонала и плата за фирменный сервис поддержки от производителя.
  3. Расходы на разработку. Может потребоваться создание дополнительных модулей для решения проблемы интеграции с существующими решениями, в частности, таким может быть система управления производством.

Уточните у поставщика стоимость каждого из пунктов. Требуется рассчитывать затраты на несколько лет вперед, результат может значительно отличаться от предполагаемого изначально.

Планирование работы системы

Полагаться только на разработчиков при внедрении системы будет ошибочно. Они не могут знать особенностей работы предприятия, поэтому предлагают условия максимально похожие друг на друга. Но это не означает, что составлять ТЗ нужно самостоятельно, в таких случаях заказчик может допустить ряд ошибок, которые будут неблагоприятно влиять на дальнейшую деятельность.

Не стоит использовать готовые ТЗ, которые применялись в других компаниях – идеальным вариантом является участие в обсуждении условий обеих сторон. Даже если на это потребуются затраты, то они вскоре окупятся за счет эффективной работы и роста числа клиентов.

Сравнение с действующими решениями

Во многие программы бухгалтерского учета встроены низкофункциональные модули WMS. Если такая применяется на складе, то следует проанализировать ее работу, постарайтесь определить преимущества и недостатки, проведите опрос персонала и выясните чего именно им не хватает в работе.

Затем, необходимо ознакомиться с характеристиками действующих предложений на рынке. Еще не время выбирать лучшую, просто структурируйте все возможные функции в одном документе, они должны быть четкими и понятными. Нужно выделить из них лишь те, которые действительно нужны именно вашему складу, отбросив остальные. Во время выбора системы обратите внимание на ее назначение, у многих производителей существуют модификации с разными возможностями, в зависимости от размеров и назначения хранилища.

Получение дополнительной информации

Не всегда на сайте разработчика можно найти все, что нужно. Включать в отдельный запрос следует не только список вопросов, но и описание деятельности вашей компании, а также планы развития бизнеса. Эта информация позволит точнее сформулировать ответы. Учитывать специфику очень важно, поскольку определенная система может обеспечить надежное управление складом одной компании, а другой доставить лишь неудобства.

Список претендентов

Итогом анализа предложений должен стать список из 3–4 компаний, нужно понимать, что идеального варианта не существует. На первом этапе стоит отсеять только предложения со слишком высокой стоимостью или низкой функциональностью. Далее, следует действовать постепенно, не стоит исключать слишком много предложений зараз.

Теперь настало время переговоров с поставщиком, нужно обязательно лично уточнить все возникшие вопросы и спорные моменты. Рекомендуется посетить склад до заключения соглашения, пообщайтесь с работниками, возможно, у них будут собственные пожелания. Если у вас есть вопросы, то обращайтесь по телефонам, которые можно найти на сайте.