Хранение архивной документации – сложная задача, требующая современных решений. С каждым годом объем архивных данных увеличивается, и без эффективной системы хранения и управления архивами может возникнуть хаос. Внедрение автоматизированных решений для архивного хранения позволит не только оптимизировать процессы, но и значительно снизить расходы на управление архивами.
Наша система предлагает возможность перехода на электронный архив, что обеспечивает конфиденциальность и сохранность информации. Автоматизация процессов хранения и обработки данных позволяет сделать работу с документацией более оперативной и контролируемой. Кроме того, использование современных технологий, таких как автоматизированные системы поиска и обработки запросов, упрощает доступ к необходимым данным.
Мы предлагаем комплексные решения для архивного хранения, включая создание электронных баз данных, формирование структурированных архивов и интеграцию с системами документооборота и делопроизводства. Это позволяет не только соответствовать требованиям законодательства, но и повысить эффективность работы с информацией.
Наши решения подходят для различных сфер деятельности, в том числе финансовых организаций, государственных органов, корпоративных архивов и других учреждений. С помощью нашей платформы вы сможете работать с современными технологиями хранения и управления архивными данными, минимизируя использование бумажных носителей и повышая удобство для пользователей.
Автоматизация архивных процессов – это не только возможность оптимизировать хранение, но и шаг к созданию единого центра управления информацией, который будет соответствовать требованиям российской нормативной базы и обеспечивать надежность данных в долгосрочной перспективе.
Поддержка постоянного учёта и организация последовательности действий необходимы на всех этапах работы с документацией – от открытия дела до поиска файлов внутри архива. Наше ПО, разработанное на основе передовых технологий, позволяет:
-
быстро определить место нахождения любого документа;
-
организовать онлайн-мониторинг всего, что происходит в архиве;
-
гарантировать быстрый доступ к документам, что ускоряет рабочие процессы;
-
разгрузить архивариуса от рутинных задач;
-
полностью оптимизировать ведение архива;
-
усилить контроль за соответствием стандартам РФ;
-
повысить сохранность документации;
-
отслеживать сроки хранения отчетов и других официальных бумаг;
-
сократить количество сотрудников за счёт автоматизации;
-
наладить непрерывное движение документов.
В числе наших решений – защита данных от несанкционированного доступа с помощью RFID-меток, штрих-кодов или регламентированного доступа для специалистов.
Также мы предлагаем:
-
оцифровку и сканирование бумажных документов;
-
уничтожение ненужных версий файлов в соответствии с законодательством;
-
централизованное хранение информационных фондов;
-
разработки для регистрации и систематизации описей;
-
программы для управления объемами данных.
Подробнее о стоимости, составе и наличии готовых решений можно узнать на нашем сайте или оставив заявку.
Также можно настроить автоматическое напоминание сотрудникам о том, что наступил срок передачи официальных документов в архив. Однако и это не всё. Возможна настройка любых упоминаний: например, о том, какие дела находятся на руках у конкретных сотрудников, когда те обязаны их вернуть, какие документы располагаются внутри архива и т. д.
Преимущества внедрения такой системы:
- работа архива оптимизируется;
- операции с документами становятся непрерывными;
- легче установить местонахождение конкретного документа;
- расходы на инвентаризацию уменьшаются;
- уменьшаются потери на пересчёт и контроль;
- ряд операций можно выполнять параллельно;
- идентификация происходит автоматически;
- автоматизация работы с терминалами сбора данных.