14.01.13г. | Автор: Колмачихин Ю.Н.
Основой любой бизнес системы является система описания, структурирования, хранения и навигации документов, при помощи которой можно формализовать бизнес, научив персонал работать строго по инструкциям и бизнес-процессам с минимальным влиянием «человеческого фактора».
Некоторые называют данную систему – управленческим учетом или его частью.
Некоторые системой документооборота, имея в виду, в большей степени, систему хранения и архивации документов.
Некоторые отделяют«процессные» документы» (бизнес-процессы, инструкции, нормативы и тд) от «управленческих» документов» (приказы распоряжения), некоторые не отделяют.
Все зависит от степени образования того или иного специалиста и его компетенции. А в связи с тем, что материал на различных пользователей, среди которых не только узкие специалисты, но и многие прочие, чтобы всем правильно понять, о чем пойдет здесь речь, я предлагаю разобраться в этом вопросе на понятном и простом языке, приближенном к реальности. Давайте попробуем промоделировать данную ситуацию на примере развития некой торговой компании.
Моделирование данной ситуации на примере развития некой торговой компании
Острая потребность в системе документооборота начинает возникать в процессе развития любого бизнеса, одновременно с появлением желания его, каким либо образом, формализовать. Другими словами — сделать так, чтобы вместо громкого голоса авторитетного руководителя, персоналом компании управляли некие «волшебные» документы, которых подчиненный персонал так же сильно будет слушаться, и уважать, как своего любимого босса.
Когда персонала становится столько, что для того, чтобы им управлять одного голоса руководителя становится мало, руководитель начинает принимать себе помощников, а когда и помощники уже не могут докричаться, тут уже приходится хотя бы самые необходимые команды, писать на бумаге и развешивать их на видном месте, например на доске объявлений.
А когда доска объявлений становится мала, руководителю бизнеса приходится (хоть и жалко на это денег) нанимать дополнительного специалиста, который будет собирать все изданные руководством компании приказы и распоряжения, каким-то образом нумеровать их и записывать в некий журнал. Такими специалистами у нас, испокон веку, назначали сначала секретарей-машинисток, потом референтов, потом «девочек на reception», ну и т.д., по принципу: «им все рано делать нечего, поэтому пусть занимаются».
Но вот когда и «девочки на reception», уже начинают не вовремя приносить чай Руководителю, потому что, видите ли, они завалены документами, Руководитель, взглянув на эти документы, выясняет, что, на самом деле:
- большая часть из них, дублирует остальную часть, или вообще не нужна;
- из той части, что не дублируется, много документов, которые давно устарели, даже не успев зарегистрироваться;
- из той части, что не устарели, много документов, которые противоречат друг другу, потому что их писали разные руководители, и между собой забыли согласовать;
- те, что не противоречат и согласованы, написаны так, что 3 раза надо прочитать, чтобы что-то в них понять;
- приказы путают с инструкциями, инструкции с нормативами или какими-нибудь памятками, шаблоны всех документов не стандартные;
- и т.д. и т.п.
И так вот, постояв и подумав, Руководитель бизнеса приходит к выводу, что ему срочно нужен специалист, который сможет правильно описать и систематизировать документооборот его компании, пока она еще каким-то образом управляемая.
Вопрос? А где же взять такого специалиста?
Недолго думая, Руководитель заходит в Интернет, на сайт по подбору персонала и без особого труда находит там кучу резюме, самых что ни на есть «умных специалистов», разбирающихся: и в бизнес-процессах, и в различных системах автоматизации документооборота, и опытных, и грамотных и т.д.
Понимая, что дело важное, так или иначе, он отбирает из всех кандидатов самого «умного и начитанного», «нарезает» ему большую зарплату, усаживает за современный компьютер с кучей дорогущих программ и начинает ждать, когда же, наконец-то, у него появится та самая система документооборота.
А дальше почти как в сказке.
Не прошло и недели, приносит ему новый Специалист пачку документов и начинает рассказывать, как он умно и правильно описал те или иные процессы и как ему при этом было трудно и тяжело. Рассказал и пошел другие документы писать.
На следующую неделю принес еще пачку документов, потом еще и еще.. А Руководитель смотрит на все это, кивает и на край стола все эти все бумаги складывает...
Примерно через полгода, когда уже из-за стопки документов на столе, Руководителю в его кабинете стало не видно некоторых важных посетителей, он посмотрел на все эти бумаги еще раз, потом тяжело вздохнул и позвонил в кадры, чтобы они выгнали вышеуказанного Специалиста. Потому что, куда и как применить все эти умные бумаги он так и не понял.
Выгнать работника у нас очень просто, а вот что делать дальше?
Решив, что все дело в недостаточной компетенции специалиста, Руководитель находит на его место второго, потом третьего. В результате тратит впустую кучу денег и самое главное упускает драгоценное время, которое, как известно, тоже его деньги.
И только последний из приглашенных им специалистов, наконец-то убеждает Руководителя, что дело то оказывается не в том, как умно и грамотно описать бизнес-процессы, а в том, как сделать так, чтобы весь персонал научился по ним работать с соблюдением установленных правил и регламентов.
Оказывается, что описание бизнес-процессов – это всего лишь 5-10% от всей работы по внедрению всей системы.
А внедрять, оказывается, совсем не просто. Персонал компании привык «к свободному трактованию» инструкций и распоряжений руководства, считая, что так будет лучше и правильнее, прежде всего для компании, ну и, для персонала тоже. Другими словами, инструкции, приказы и распоряжения пишутся, все добросовестно расписываются, что с ними ознакомлены, но так же продолжают работать по старинке.
Любое нововведение принимается «в штыки». Все новые специалисты, которые пытаются, что-то поменять, тут же «ставятся на место», а дальше они, либо начинают делать как все, либо перестают работать в компании.
На совещаниях все внимательно слушают руководителя, который пытается всех нацелить на развитие, внедрение новых технологий и формализацию бизнеса, согласно кивают, но продолжают ничего нового не внедрять, ссылаясь на ужасную загруженность и катастрофическое отсутствие времени и сил.
Руководитель со своей стороны все это отлично видит и понимает, но ничего не хочет предпринимать, потому что: во-первых, он и сам не очень уверен в том, что ему советуют поменять; а вторых, как и его подчиненные, в первую очередь вынужден отдавать приоритет текущим вопросам –«затыканию дыр и тушению пожаров», которых становится с каждым днем все больше и больше, в связи с тем, что ничего нового практически не внедряется, а старая система, хоть и изжила себя, но все еще кое-как работает…
Таким образом, круг замыкается и пачка прекрасно описанных бизнес-процессов, положений и концепций продолжает пылиться на краю стола нашего Руководителя. Вот таким вот образом и происходит формализация процессов большинства «доморощенных» российских компаний.
Что можно предложить в данной ситуации? Как перестроить систему управления бизнесом, который десятилетия работал совершенно иным образом?
- Ну, во-первых, и это самое главное, Руководитель бизнеса и его команда должны сами для себя понять, на что они идут и надо это им вообще или нет. Как известно, «скупой платит дважды» и если в процессе создания и развития компании вопросы формализации бизнеса были упущены, то теперь для восстановления упущенного придется потратить гораздо больше денег и сил, чем можно было потратить в процессе развития.
- При этом эти деньги нужно будет потратить сразу, а не в течение 10 лет и более, плюс косвенные издержки, которые придется понести в процессе данного внедрения.
- Посчитав все убытки, некоторые бизнесмены приходят к выводу о сворачивании бизнеса, потому что его модернизация может обойтись гораздо дороже, чем запуск нового «с зеленой лужайки».
- А если, все-таки, все «за и против» внимательно взвешены, и принято решение в пользу формализации существующего бизнеса, то следующий шаг – это профессионально и непредвзято разобраться в том, что есть сейчас, для того, чтобы зафиксировать эту ситуацию и относительно нее наметить пути к улучшению.
- Другими словами сделать профессиональный аудит (диагностику) существующей системы. На рынке в настоящее время достаточно много предложений от различных консалтинговых компаний.
- Очень важно не ошибиться в выборе и не упустить время. Для принятия решений относительно того «как должно быть», никогда не помешает несколько мнений, но очень важно, чтобы это были мнения профессионалов, за плечами которых не один и не два, успешно запущенных, реальных проектов. В каком направлении делать третий четвертый и т.д. шаги, логично определяться по итогам первого и второго шага.
А теперь вопрос: а для чего нужна формализация бизнеса? Ну, есть некий бизнес, ну приносит он небольшой доход и Бог с ним, зачем все эти хлопоты неизвестно с каким результатом?
Очевидно, что в век компьютерных технологий, формализация процессов нужна, прежде всего, для того, чтобы их можно было автоматизировать. Другими словами, бизнес, который в большей степени зависти от «человеческого фактора» невозможно оцифровать.
Если, например, вся система закупок держится на некой Марии Ивановне, вместе с ее дочкой, и только она помнит, когда и какой товар ей надо заказывать, никакая система автоматизации не сможет заменить ее, в случае, если она уволится. А если процесс закупок правильно описать и автоматизировать, написать и внедрить рабочую инструкцию Закупщика, то АРМом (автоматизированное рабочее место) Закупщик сможет пользоваться любой более-менее грамотный специалист после 2-3 дней стажировки.
Таким образом, формализованный бизнес — это первый шаг на пути к автоматизации всех процессов, который позволит вам управлять вашим бизнесом, при помощи компьютера настраивая его как вам угодно.
Но, любой здравомыслящий человек, хорошо понимает, что, чтобы добиться этого, нужно очень много и на совесть потрудиться и при этом вложить немалые деньги с немалыми рисками и возможно испортить отношения со многими уважаемыми и заслуженными людьми на пути к намеченной цели. Но даже если вам это удастся сделать частично (в некоторых ключевых направлениях) – это будет уже не малая победа.
Поэтому, уважаемые Руководители бизнеса, совершенствуйте ваш бизнес посредством его формализации, в процессе его развития, а не когда «приспичит», тем самым вы существенно сэкономите ваши деньги и силы!
И не стесняйтесь покупать знания у специалистов, которые в этом может быть понимают, больше чем вы. Время не стоит на месте и если уже есть готовые решения, нет смысла тратить его на «изобретение очередных велосипедов».