Системы управления архивами – возможности и преимущества

Законодательство РФ обязывает все организации архивировать свою документацию. Десятки лет назад компаниям приходилось достраивать или арендовать помещения, где будут копиться все бумаги в течение долгого срока. Это очень неудобно, так как любая форс-мажорная ситуация ставит под угрозу все накопленные документы, заставив организацию откатиться на несколько лет назад в развитии, восстанавливая утраченные накопления. В современном мире все куда проще. Теперь нет нужды хранить тысячи листов в специальном помещении – автоматизация файловой базы исправит ситуацию. О способностях такой структуры и ее плюсах расскажем в этой статье.

Что делает система управления архивом

Начнем с того, что ведение электронной архивной базы происходит гораздо легче, чем вручную. Системы управления цифровыми архивами представляют собой программы, с помощью которых можно:

• по одному названию за считанные секунды найти необходимый файл;
• следить и мгновенно реагировать на малейшие посторонние изменения в базе;
• дать доступ сотрудникам к любой интересующей их информации в кратчайшие сроки;
• повысить уровень безопасности базы;
• создать автоматизацию электронного архива, упрощая рабочий процесс сотрудникам.

Использование автоматизированной базы позволяет исключить расходы на аренду или строительство помещения под хранение бумаг, ведь теперь не надо архивировать пачки документов.

Преимущества информационной системы управления электронным архивом

Внедрение такого механизма в рабочую структуру компании сопровождается рядом достоинств:

• начальство контролирует архивный комплекс не только на рабочем месте, но и дома;
• программа настраивается под нужды предприятия, не возникает сложностей во время работы с программой;
• возможно проведение операций с большим количеством бумажной продукции (например, удалить по истечению срока хранения);
• полное соответствие законодательству страны;
• снижаются затраты компании на дополнительных сотрудниках;
• гарантированная конфиденциальность информации, доступ к ней получают только те, кому необходимы документы для выполнения трудовых обязанностей;
• экономится свободное пространство, так как не надо больше хранить бумагу;
• автоматизация работы архива - не требуется наличие архивариуса;

На внедрении не стоит экономить средства, ведь стабильность системы управления электронным архивом – залог успеха организации. Она нужна всем, в той или иной степени. В первую очередь это касается огромных компаний, внутри которых каждый день проходят сотни, а то и тысячи документов. Такой оборот в холдинге тяжело упорядочить вручную, а собирать в одном месте вообще кажется непосильной задачей. Формирование автоматизированного комплекса обязательно, иначе в коллективе очень быстро возникают разлады на основе постоянных путаниц с бумагами. Что касается маленьких предприятий, в таких структурах они меньше нуждаются, однако очень важно держать все документы в порядке, а электронные файловые хранилища с этим справляются идеально.
Таким образом, автоматизация архивного комплекса – важная ступень в развитии документооборота в компаниях. Без них предпринимательство утонуло бы в бумагах и не могло бы развиваться дальше.